“ Témoignage client SIEGFRIED

“De la gestion des formations à la conformité : comment la société Siegfried a réussi son projet LMS (Learning Management System) »

Entretien avec Florent Trouillet, Head of Corporate Quality Systems chez Siegfried : un retour d’expérience sur la gestion d’un projet LMS

 Bonjour Florent, peux-tu nous présenter l’entreprise Siegfried et ton rôle au sein de Siegfried ?

Siegfried est une CDMO dans l’industrie pharmaceutique. Nous faisons de la fabrication et du développement de drug substance et drug product pour des grands laboratoires de l’industrie pharma. Nous avons aujourd’hui plus de 12 sites. Pour un total d’environ 3 800 employés.

 Je suis responsable corporate des systèmes qualité avec une équipe corporate et donc un lien transversal avec l’ensemble des responsables systèmes qualité des sites. De part ce rôle, je suis System Owner de la plupart des systèmes qualités du groupe, c’est-à-dire des outils comme DMS, QMS, LIMS,..

Quels sont les enjeux de la gestion des compétences pour Siegfried ?

Notre enjeu dans la gestion des compétences est d’avoir une approche commune pour l’ensemble des sites, avec une solution harmonisée.

Nous souhaitons aussi que chacun des sites puisse déployer facilement l’ensemble des formations et à tout moment identifier les besoins en compétences de leurs équipes.

Un des aspects qui nous intéresse également est de quantifier le succès d’une formation ; soit avec des quizz, soit avec des possibilités de checking sur la compréhension de la formation.

Enfin, nous souhaitons que les personnes formées puissent donner leurs feedbacks.

 Quelles étaient vos attentes autour d’une solution LMS (Learning Management System) ?

Le but était d’avoir un outil qui nous permette principalement de gérer facilement les curriculums. Le curriculum étant l’ensemble des formations nécessaires pour une activité.

Nous voulons gérer ces curriculums en réponse à nos exigences compliance.

Également, nous voulions pouvoir les gérer de façon globale, c’est-à-dire qu’une fois un curriculum constitué pour une activité particulière, nous pouvons le déployer sur les différents sites.

Une de nos attentes pour une solution LMS était aussi d’avoir un seul outil pour gérer nos différentes formations ; celles en lien avec la compliance et celles aussi pour le développement de nos talents.

Quels sont les éléments clés à prendre en compte dans un tel projet ?

Dans notre cas, en amont du choix d’une solution, pour réussir notre projet, nous avons pris le temps de faire un URS et d’identifier les attentes de chacun des sites.

Nous avons constitué une équipe pluridisciplinaire allant des services RH, au service qualité, à des formateurs et au service informatique.

Nous avons mené cette étape avec Let it be Consulting pour bien cibler les critères de choix de la solution, cela pour analyser correctement le marché et identifier les potentiels providers.

Ensuite, il a été important de faire un RFI (request for information) adressé aux éditeurs de LMS répondant aux critères suivants :

• Une solution éprouvée sur le marché
• Une solution adaptée à l’industrie pharma
• Une solution couvrant nos besoins principaux.

L’étape clé suivante a été de faire le RFP puis l’évaluation et les démos.

Dans la phase de déploiement du LMS, je dirais qu’il a été important de réaliser un pilote.

Pour chacun des processus clés, c’est à dire la formation obligatoire, le développement de talents, la gestion des compétences, la formation en classe, le catalogue de formations… il a fallu détailler avec le provider ces processus et la configuration associée.

Par la suite, une autre étape majeure a été la partie migration et la partie Data. Nous nous sommes rendu compte de la complexité et de la nécessité de retravailler nos données pour être applicables aux futurs processus. 

Enfin, un des chantiers a été l’intégration de l’interface avec le DMS. Nous avons dû réfléchir au processus permettant de déclencher un besoin de formation lorsque nous avions des modifications majeures dans une SOP.

Je dois aussi préciser que tout ce qui est Single Sign on, Active Directory et intégration aux outils du groupe ont dû être menés avec attention. Cela en gardant bien en tête les exigences RGPD.

 Quels bénéfices concrets attendez-vous de la mise en place de ce projet LMS chez Siegfried ?

Ce projet va nous doter d’un outil intuitif pour gérer les formations de manière centralisée et accessible à tous nos collaborateurs, quel que soit leur site. Grâce à cette solution, nous pourrons diffuser facilement une variété de contenus, comme des tutoriels vidéo et des modules e-learning, garantissant ainsi une mise à jour continue des compétences.

De plus, chaque manager disposera d’une vue d’ensemble sur les formations obligatoires complétées, permettant un suivi précis de la conformité de ses équipes, ainsi qu’une gestion proactive des besoins en développement des compétences. En centralisant ces informations, nous serons capables d’identifier rapidement les écarts et d’y remédier de manière efficace, tout en améliorant la performance globale de l’entreprise.

 Quels conseils donneriez-vous aux entreprises qui souhaitent déployer un LMS ?

Pour les entreprises souhaitant déployer un LMS, il est crucial de commencer par un état des lieux précis de l’existant (AS-IS) et de bien définir les objectifs futurs en termes de processus et d’utilisation de l’outil. Cela inclut la distinction entre les fonctionnalités indispensables (« must-have ») et celles qui sont simplement attrayantes mais non essentielles (« nice-to-have »). Le marché des LMS propose souvent une multitude de fonctionnalités, et il est facile de se laisser distraire. C’est pourquoi il est primordial de rester concentré sur les objectifs principaux et sur les besoins spécifiques à l’organisation.

L’accompagnement de Let It Be Consulting a été essentiel dans ce processus, nous aidant à clarifier ces priorités dès le début et à naviguer efficacement parmi les différentes options disponibles. Leur expertise sectorielle nous a permis de choisir une solution véritablement adaptée à notre industrie, tout en optimisant les processus d’implémentation pour garantir une adoption fluide et pérenne.